Il n’a pas d’importance si vous êtes un nouvel abonné Office 365 qui enquête sur la flexibilité de SharePoint ou si vous êtes déjà un utilisateur expérimenté. Il ya des conseils sur la façon d’utiliser SharePoint plus efficacement dans les entreprises qui sont utiles à tout utilisateur, qu’il s’agisse d’un débutant ou un professionnel. Découvrez comment tirer le meilleur parti du potentiel de SharePoint.
Comment vous assurer de tirer le meilleur parti de la polyvalence de SharePoint ?
- Assurez-vous que vos documents peuvent être trouvés
La fonctionnalité de recherche de SharePoint est une fonctionnalité incroyablement précieuse et il existe plusieurs façons d’améliorer cet outil déjà robuste. Une des meilleures façons de s’assurer que vos utilisateurs peuvent trouver ce qu’ils recherchent lors de l’utilisation de SharePoint est de donner à chaque document un titre significatif.
Le champ de titre est ce qui est d’abord affiché dans les résultats de recherche, donc si vous répétez le même titre ou ne créez pas un titre unique, le document peut être perdu parmi tous les autres documents dans SharePoint. Vous pouvez également utiliser des métadonnées pour marquer les documents avec des attributs facultatifs lors de la recherche pour améliorer les résultats.
- Découvrez comment utiliser les alertes SharePoint
L’une des fonctionnalités les plus sous-utilisées de Sharepoint est les alertes, qui permettent aux utilisateurs de recevoir des alertes par e-mail lorsque quelque chose change dans une bibliothèque ou une liste. Vous pouvez être informé des mises à jour d’un dossier, d’un document ou d’un élément, comme une tâche ou un événement. En fait, vous pouvez même utiliser les alertes SharePoint pour vous informer des modifications de calendrier, car votre calendrier est en fait une liste dans SharePoint.
- Créez des listes dans Excel et importez sur SharePoint
Certains utilisateurs expérimentés d’Excel aiment utiliser des tables pour entrer de grandes quantités d’informations. Heureusement, avec SharePoint,vous pouvez facilement importer des tables comme listes SharePoint. Il suffit de remplir les données dans une table Excel,d’ouvrir SharePoint,de sélectionner « Plus d’options » dans le menu « Actions de site » et de cliquer sur « Tableau d’importation » dans la section « Liste ».
- Mettre l’accent sur la formation pour encourager l’adoption de points partagés
La plate-forme SharePoint dispose de nombreuses ressources à la disposition des employés de votre entreprise. Par conséquent, il est essentiel que vous fournissiez une formation adéquate pendant une migration SharePoint et après que la plate-forme soit entièrement adoptée. Cela permettra aux employés d’acquérir continuellement de nouvelles informations sur les fonctionnalités utiles de Sharepoint.
- Publier un avis sur SharePoint add-ins
Une autre façon d’obtenir plus de SharePoint est d’utiliser l’un des nombreux add-ins qui ont été développés pour répondre aux besoins d’une grande variété de différentes entreprises. Parcourez l’annuaire « SharePoint Add-ins » pour voir si l’un ou l’autre des outils peut faciliter la tâche de l’un de vos collaborateurs au quotidien.
